ビジネスメールのルール。

 確かに最初は仕事にメールを活用するのはなんとなく無味乾燥になりがちで、PC独特の冷たさがどうにもこうにも思考錯誤してもニュアンスやフィーリングを伝えにくいように思えて必要最小限程度のほぼ連絡事項的な文脈で完結していた。しかし、ここまでメールが浸透するとそのスタンスではいけない。自分なりの活用術や世間一般の常識を踏んでいる必要がある。やはりここまで活用されているということはいろいろなメリットがあるということだし、無味乾燥になりがちな部分をなんらかのセオリーやポテンシャルで回避しながら有効な伝達手段として活用することがスタンダードになっているのだから。

 で、顔が見えないだけに気持ちが伝えづらく、誤解を招くような原因になりがち。でも、ちょっとした工夫で表現力はアップするのだろうし、メールならではの自分自身の表現をしっかりと心を込めて取り組めばこれらのハードルはクリアできると考えています。また、最近は携帯電話でのメール機能もPCと同じぐらいに浸透してPCとモバイルを連携させることでかなり有効なビジネスツールとして機能する。しているように感じています。

 そんなことを考えていたらやはりその傾向と対策に関する記事や情報にどうしても目がいく。その情報にはこのようにビジネスメールの活用する際のポイントが紹介されていました。「気持ちを伝ええるメール術」として、まぁ、活用しておられる人にしてみればベタなことかもしれませんが、やはり、基本的なことは何回確認してもいいと思いますし、たぶん、こんなことを書いてあるのだろうなぁ~とタカは括って読み始めましたがなかなか整理されていて「なるほど度」は意外と高かった。

 まず、気持ちを伝えるということで「お互いの関係をよくするには~」というポイント。「定型文では読み手の心に響かない。画面上で読む文章は無味乾燥に読まれがち。そこで一言、励ましやほめ言葉、比喩表現を入れる。ややオーバーナ表現、陳腐な言葉も、一カ所だけなら違和感も少ない。」と「追伸を活用する。自分の近況や相手の体調を気遣い、雑談などを入れる。追伸に個人的感情を交えることで全体にメリハリもできる。ただし、長すぎると読む負担になるので完結に。」とある。うんうん、確かにの部分でこのテイはすでにビジネスにメールを活用している方なら標準の心配りでしょう。ただ、自分自身の反省点とすると、伝えるべき連絡事項の前後の追伸文がテンションが無駄に上がってしまって、長文になってしまい送信してから、ああ~また余計なことばかり書いてしまったという反省ばかり。

 次に「交渉をうまく進めるためには~」というテイストなら、「何かを依頼するときは頼む理由を完結に付記する。表情や声で感情を伝えられない分、こちらの本気度を文章で必ず表現する。」や「断るときは代案を。普通に断ったつもりでも、メールの文面だと拒絶に受け取られることもある。表現を和らげると同時にできれば代案も添える。」。そして、「送信前に印刷して読み直す。相手が目の前にいないとこちらの感情ばかり高ぶってしまいがち。特に苦情や不満を伝えるときなどは、印刷して読み直すワンステップを踏み、感情的な表現を避ける。」などが効果的。この部分も確かに。海外の方と情報交換する時も英語力が乏しい私は定型の中の定型のような文面を書いてしまうのですが、それがどうやら、先方には堅苦しさを通り越して不思議な文章になるらしい。もっと、ニュアンスやフィーリングで英語文が書ければいいのですが、でも、勇気を持って英語でメールを繰り返していると自分の未熟な部分もよく見えるし、そんな暖かい送信相手に恵まれると、次からは英語でニュアンスやフィーリングをたどたどしくも考えるようになる。これが進歩になればいいかなと思います。最初に恥ずかしい感じでも前向きにさえいればあとは時間が解決。みたいな部分もあります。

 その他として、気持ちよく読んでもらうために「件名は完結に」とか「時に前置きは不要」などとストレートやフックも大切ですがジャブも必要だということ。パンチを受けて対戦相手を知るみたいなニュアンスでしょうか。

 といずれも少しづつは気にしている内容でしたが、こうして改めて文章にまとめるとより明確に意識できるという今日この頃ですね。余談ですが、ある書籍で「書籍の構成のポイントは~」という下りで、ひとつひとつのチャプターの書き方のポイントが書かれていました。それは、「ポイント→理由→エピソード→ポイント」の構成が伝わる方法ですよという内容でした。これも確かに!!!メールひとつ。書籍の文脈ひとつ。ぼぉ~と読んでいたら気付かないことも少しでも背景が見えたり、注意点が整理できると、よりアレンジ力やインプレッションも上がるように思いますね。